Все о расходах на командировку

Любая командировка – это своеобразный стресс для сотрудника. Даже в самой простой командировке сотрудник компании либо группа сотрудников должна переместиться с точки А в точку В и обратно.

Во время отправки специалистов в командировку работодатель обязательно должен предоставить:
— деньги на проезд;
— на аренду жилплощади;
— суточные;
— если по плану предусмотрены другие расходы, то деньги на эти цели также заблаговременно выдаются.

Любые расходы на командировку имеют свои нормативы, которые чаще всего устанавливаются коллективным договором. Конкретная сумма аванса определяется на основании всех его составляющих. Ее всегда можно увеличить, если для этого есть причины. Она выдается бухгалтером из двух видов денежных запасов: полученных с расчетного счета или поступивших в кассу предприятия.

Кассир может выдавать конкретную сумму денег лично указанному в документах человеку или же его уполномоченному лицу. И в том, и другом варианте должен быть предоставлен документ, указывающий личность. Что касается аванса, то после его получения работниками формируется отчет. На его обратной стороне важно указать перечень прилагающих документов.

Если сотрудник тратит не весь свой аванс, он обязуется возвращать остаток. Порядок приема денежных средств происходит на основании кассового ордера прямым способом штучного подсчета всех купюр. При этом процесс полностью контролируется со стороны работника.

Если после проверки выясняется, что сумма неверная, сотрудника просят внести недостаток. В случае отказа ордер зачеркивается, передается главному бухгалтеру для оформления ПКО. Тогда работодатель имеет все права высчитать деньги из зарплаты.

Если сотрудник соглашается погашать долг и заверяет весь процесс официально, то каждый месяц с его заработной платы вычитается не больше 20% от общей суммы. Но в случае умышленного отказа, вопрос может решиться только через суд, после подачи иска о возмещении конкретным работником ущерба.

При проверке отчетности часто выясняется, что во время командировки было потрачено больше выданных средств. Тогда фирма возмещает получившийся перерасход. При этом бухгалтер перепроверяет:
— целевые расходы;
— документы (чеки);
— правильность оформленных бумаг и установления суммы.

Если какое-то из вышеуказанных условий не выполняется, отчет по авансу не принимается, а сам перерасход, соответственно, не выплачивается.